歓送迎会の幹事 準備 日程調整やお店の選び方 当日の動きやセリフ
春はお別れ(ノД`)・゜・。と出会い(#^^#)の季節ですね。歓送迎会の幹事は、「一緒に働いてきた仲間を送り出す」また「新しく仲間になる方と仲良くなる場を提供する」という重要な任務を担っております！！まぁまぁ気を遣いますよね(-"-)
ここでは、
１、歓送迎会の前準備
２、歓送迎会の当日の流れ
について、ひとつの方法としてお伝えします。
ご参考になれば幸いです。
歓送迎会 幹事としての準備 お店の選択や日程調整など
１、職場の上司と大体の日程、またゲストがいればその確認も行う
例）第２、３週の金曜日に、会社の社長も呼ぶ！など。
２、歓送迎会に出席する大体の人数を考える
毎年の職場の雰囲気もあると思いますが、おそらく８割程度は参加できるのではないかと思います。
３、お店をいくつかピックアップする
職場の雰囲気にもよると思いますが、私は、いつも下記に配慮するようにしています。
・ワイワイしても周囲に迷惑がかからず、なおかつ周囲がうるさくなく、挨拶の声が通るのは必須ですね。
・お料理は。バラエティに富み、美味しい。職場の年齢層などにもよりますね。
どういうジャンルを選んだらいいか、分からない場合は、とりあえず職場の最高上司あたりが嫌いなものでなければ、問題ないと思います。そうそう嫌いなものってないと思いますけどね(#^^#)
・飲み放題で飲み物や出来ればソフトドリンクの種類も豊富にあり、飲めない方のため、ノンアルコール飲料があると良いですね。結構最近は、美味しいみたいで飲む方結構います。
・料金設定は、職場で大体が決まっていると思いますので、それを確認しておいた方がいいですね。職場によっては、一緒に送迎者へのプレゼント代金も聴取するかもしれません。
また、二次会まで幹事の担当であることがあります。二次会の方は、軽く飲みながら会話を楽しむか。カラオケを楽しむのか。職場により、流れがあると思いますので、確認しておきましょう。
４、ピックアップしたお店に電話をして状況を確認する
・お店が空いているか？
・急な欠席があった場合のキャンセルは出来るのか？いつまでに伝えれば良いのか？
５、上司と相談して最終決定をする
日付とお店と挨拶する方を決めるます。挨拶というのは、大体ですが「はじめに」「乾杯」「最後の締め」的な感じです。職場により多少の違いがあると思います。確認しておきましょう。必要により勤務調整もしておきましょう。お店も予約しましょう。予約時に、「サービスありますか？」など聞くと、してくれるところ結構ありますよ(#^.^#) また、小さなお子様が来る場合、お金は無料で良いかの確認もしておきましょう。
６、歓送迎者へのプレゼントの購入
職場により変わると思いますが、決まりがあるところがあります。私の部署は、歓迎者には小さなお花とか図書カード、送迎者には経験年数で金額が分かれています。当日は、プレゼント渡してもいいし、荷物になりそうなら目録という形で渡すのもひとつの方法です。また、当日プレゼントを渡す方を決めておくと良いですね(#^.^#) 私は、渡す人は、その方に近かった方にしています。
７．皆への周知と出欠の確認
・お知らせ用紙を作ると分かりやすいですね。（特にお店の場所など）
お偉い方へは直接お返事をもらいに行った方が良いですね(#^^#) 挨拶を依頼する場合は、その時に伝えて承諾を得ておきましょう。
歓送迎会 幹事 当日の動きやセリフ
１、お店には早目に要っておく
２、お店に来た方の会費の徴収をする
前もって徴収できる場合は、その方が楽ですよ(#^.^#)
３、大体集まって時間になったら、お店の方にスタートを知らせる
飲み物の注文（決まっていればしなくて良い）とお料理スタートするかどうかを知らせます。
４、はじまりの挨拶をする
例「これから、〇〇の歓送迎会を開始します。」
「本日幹事の〇〇と〇〇です。よろしくお願いします。皆さん、楽しみましょう⤴」など。
５、乾杯の音頭をとってもらう
例「皆様、手元に飲み物ありますか？それでは、〇〇さんに乾杯の挨拶をお願いします」など
６、宴会中に行うこと
・飲み物の追加注文など気を配る（注文の方法を伝えておくのも良いですね）
・写真を撮ったりする（必要に応じて）
・お偉いさん方が独りになっていないか、たまに確認してあげるといいですね。
・必要に応じてお店の方とお料理などの進行具合を調整する
・オーダーストップのお知らせと会計
（宴会が終わったらすぐに帰れるように、会計は済ませておくと良いですね）
・芸があれば、いいところで入れましょう。
７、終盤に差し掛かったら、歓送迎者の挨拶とプレゼントタイムとなる
通常は、
歓迎者の挨拶とプレゼントタイム
送迎者の挨拶とプレゼントタイムの順だと思います。
「みなさーん、そろそろ歓送迎者の方より挨拶を頂きたいと思います。」など
８、部署長の挨拶
直属の上司の挨拶は必須でしょう。
９、部署に関わるお偉いさんの挨拶（こちらは、必要に応じて）
10、締めの言葉
こちらも、お偉いさんの方がいいですね(#^.^#)
11、二次会のお知らせ
「今日は、お疲れ様でした。二次会は〇〇です。この後移動お願いします。」など。
12、お偉いさんの送迎（誰かに依頼して良いと思います）
二次会に行かれる場合は、一緒にお連れしましょう。
帰られる場合は、タクシーなど呼んでお別れまでいてあげると良いですね。
13、忘れ物の確認をする
最後に
これが絶対の方法ではありませんが、準備万全にしておくことや、宴会中は、皆に気を配れることが出来ていれば問題ないと思います。職場により、これまでの習わしがあります。職場の方と一緒に考えながら楽しい歓送迎会に出来るといいですね(#^.^#)